עבר חודש מאז הפוסט הקודם שלי.
קראתם? אתם יכולים לקרוא אותו כאן אם פספסתם.
כתבתי שם על לעשות סדר
והעניין בלעשות סדר, זה שאנחנו לרוב דוחים אותו.
(או שהוא דוחה אותנו.)
אני בטוחה שחלק מכם קראו והנהנו. אולי אפילו התחייבו (בלב. רק בלב.) להתחיל לחשוב על החג הבא
אבל בפועל?
נאדה.
יצאנו לבדוק (סתם, לא באמת יצאנו) איך זה שכולם יודעים שחייב להיות סדר, אבל לא עושים אותו.
התשובה, היתה הרבה יותר פשוטה ממה שחשבתי:
– אני לא יודעת איך להתחיל
– אין לי מושג ממה להתחיל
– יש לי המון משימות בראש
דוגמא טובה לדברים שאפשר למצוא אם מסדרים ממש טוב
בקבוצת המיקוד המצומצמת שערכתי עלו המשפטים האלו ומשפטים דומים להם
ואני הבנתי שקצת קפצתי קדימה בפוסט הקודם. רומא לא נבנתה ביום אחד וגם לסדר לוקח זמן.
להיפטר מדברים מסוימים כמו הרגלים, שיטות, חפצים, לקוחות… זה לא תמיד פשוט
אבל פעם בשנה תפרגנו לעצמכם את הסדר הזה.
הזבל של מישהו אחד הוא הזהב של מישהו אחר? זה נכון בכל תחום.
תנסו פעם להעביר לקוח שכבר לא רלוונטי עבורכם לקולגה.
לא תאמינו מה זה עושה.
{חוץ ממני. אני בחיים לא אעביר לקוח. הלקוחות שלי זהב טהור. כל אחד ואחת מהם} 🙂
קיצר, מסתבר שאי אפשר לעשות סדר אם לא מבינים במה צריך לעשות סדר.
וגם אי אפשר לעשות סדר מדברים שהם “בראש”. צריך לכתוב אותם ואז לסדר אותם.
כדי שכל התהליך יהיה קצת יותר ידידותי למשתמש, הכנתי רשימת סדר לעסק:
כמובן שלא את כל הדברים. הפעם התמקדתי ב-4 דברים וזהו.
1. מחשב-
רצוי להפריד בין תיקיות אישיות לתיקיות עסקיות ואת התיקיות לסדר באופן הגיוני**
** הגיוני= הגיוני עבורכם.
יש לקוחות שמוצאים הכל בתיקיה אחת ואם מסדרים להם אחרת הם הולכים לאיבוד
התיקיה שלהם נראית כך: עבודה> מלא מסמכים.
ויש כאלו שצריכים תיקיות מפורטות והתיקיות שלהם נראות כך:
עבודה> 2016 > לקוחות> לקוחות מזדמנים> הנהלת חשבונות > הצעות מחיר> אפריל
חוץ מלסדר שיהיה יפה, אנחנו פה גם כדי לעשות חכם ולכן חובה לדאוג לגיבויים, תחזוקה, סנכרון וכו’
פעם בשנה אני גם בוחנת את המיתוג שלי. לבחון לא תמיד אומר לשנות. לפעמים רענון של כמה תמונות עושה הבדל עצום.
2. משרד/ פינת עבודה-
פינת עבודה מסודרת היא כזו שיש בה מקום לכל דבר. קלסרי לקוחות, ספרי השראה, מסמכי הנה”ח
קלסרים מסודרים, חלוקת מסמכים לפי רמת דחיפות, לוח משימות מחיק ותזכורות במקום בולט.
יש המון עזרים טקטיים: יומן, גאנט עבודה, טבלאות, דפי משימות- תשתמשו במה שעוזר לכם. (ותסדרו אח”כ!)
#טיפרקטי – אם לא באמת סידרתם את המשרד כמו שצריך, פשוט עשו כמוני: הבהירו את התמונה עד שהפרטים ייעלמו 🙂
3. סלולר-
לא מעט אנשים מנהלים את המשרד שלהם מהנייד, אבל שוכחים שצריך מדי פעם לגבות, לעדכן, לסנכרן,
לתעד. בדיוק כמו מחשב.
אז מתי לאחרונה עדכנתם פרטי לקוחות? מיילים שלהם? מתי עדכנתם את היומן והכנסתם תאריכים חשובים?
ומה עם כל ההזדמנויות הקטנות שיזכירו לכם להזכיר ללקוחות שלכם שאתם קיימים (היום הארוך בשנה, פתיחת סמסטר, יום הפאי הבינלאומי…) כן, נשבעת לכם שיש דבר כזה.
קונדיטורית? תכניסי ליומן ושבוע לפני שיום הפאי יגיע והתזכורת תצפצף לך- תדעי מהו המתכון הקרוב אותו תפרסמי.
4. רעיונות-
זה הדבר שהכי הטריף אותי.
יש לי המון רעיונות ואני כותבת אותם על כל דבר. פתקים, מחברות, דפי מחשב, טאבלט- הבנתם.
הבעיה היתה שהם נשארו שם.
ואז, שאלתי את אלוף הרעיונות והרשימות יובל אברמוביץ’ איך לעזא## הוא מוצא את הרעיונות שלו כשהוא צריך אותם,
והתשובה, הכה הגיונית שלו היתה: כל שבוע אני עושה סדר ברעיונות החדשים ואת המוצלחים אני מעלה על קובץ וורד מסודר.
הבנתם?
כשהורגים את הבלאגן הקטן, הוא לא צומח להיות בלאגן גדול.
מאז, כל יום ראשון על הבוקר, אני לוקחת חצי שעה לסדר את מסמך הרעיונות שלי כך שתמיד יש לי משהו רלוונטי בשלוף.
אני מאמינה בלפרק כל משימה למשימות קטנות.
אם אכתוב לעצמי: “לטפל בבלוג” – קשה לי להאמין שמשהו יזוז.
זה גדול מדי. אמורפי מדי. מפחיד.
אבל אם אני אכתוב שהחודש אני מטפלת בנושא רשימות דיוור וסליקת אשראי?
(2 נושאים שאני “מטפלת” בהם כבר המון זמן) אז ברור לי שזה יקרה. מה זה יקרה? יעוף.
ומה איתך?
בא לך להתחייב על משהו אחד לעשות בו סדר החודש?
אשמח לשמוע בתגובה.
שיהיה לנו חג שמח ומסודר.
שלי שלו שלנו שלכם.
